Jednoduchá administrativa

Množství informací v papírové či elektronické podobě, které projdou každou organizací, exponenciálně roste. Podpora ze strany informačních technologií zejména pro archivaci, digitalizaci, publikování a správu obsahu je tak již dnes v podstatě v každém informačním systému. S počtem aplikací a informačních systémů v organizaci brzy zjistíte, že je ekonomicky výhodnější spravovat veškerý „obsah“ na jednom místě.

Pomůžeme vám s návrhem, implementací a optimalizací komplexní správy dokumentů od jejich digitalizace, aplikování pravidel a přístupových oprávnění, řízení a distribuci v rámci obchodních procesů, transformaci, elektronickou archivaci a zabezpečení. 

ZÁKLADNÍ PŘÍNOSY

  • Všechny dokumenty společnosti na jednom místě
  • Eliminace práce s papírovou dokumentací
  • Logické rozdělení dokumentů
  • Zabezpečení přístupu a řízení oprávnění
  • Možnost rychlého přístupu a vyhledávání
  • Procesní řízení – připomínkování, schvalování atd.
  • Rozhraní pro integraci dokumentů

MOŽNOSTI POUŽITÍ

  • Digitalizace a bezpapírová kancelář
  • Archivace dokumentů
  • Generování dokumentů ze šablon
  • Automatické vytěžování dat z dokumentů
  • Správa dokumentace
  • Synchronizace mezi zařízeními a DMS databází

SLUŽBY

  • Analýza a konzultace v oblasti DMS
  • Migrace dat
  • Návrh optimálního řešení DMS na míru
  • Input management - řízení vstupu dokumentů do společnosti
  • Integrace se stávajícími systémy
  • Podpora stávajících řešení a SLA
  • Procesní řízení dokumentů (paperless onboarding, AML)
  • Output management - templating a tisková řešení

 

Digitalizace a bezpapírová kancelář

Digitalizace a bezpapírová kancelář vám přináší úsporu nákladů na tisk, práci lidí i archivaci. Zvyšuje také informační bezpečnost při práci s dokumenty díky možnosti nastavení oprávnění pro práci s dokumenty.

Pořádek v dokumentech

  • S tím je spojená optimalizace procesů a úspora nákladů na tisk a skladování, protože nevznikají kopie kopií.
  • Řešení umožňuje bezproblémovou dlouhodobou archivaci a obnovu časových razítek u elektronicky podepsaných dokumentů.

Správa obsahu napříč firmou - ve vývoji

  • Správu nejen dokumentů, ale celkově obsahu ve vaší společnosti, a to vše přes vhodná rozhraní. V jednom systému tak můžete spravovat dokumenty, faktury, smlouvy, marketingové materiály, produktové dokumenty a mnoho jiných.

Umožňuje snadnou správu a bezpečné sdílení dokumentů

  • Všechny dokumenty na jednom místě. Umožníte tím sdílení dokumentů mezi uživateli bez duplikování obsahu, díky tomu zajistíte verzování a jednotnost dokumentu. Díky bezpečnostním politikám můžete zajistit rozdílná práva přístupu k jednotlivým dokumentům i celým agendám.

Logické rozdělení dokumentů

Přehledné členění do skupin podle druhu dokumentu

  • Obchod
  • Fakturace
  • HR
  • Marketingové materiály
  • Reporty atd.
  • Klientská dokumentace
  • Produktová dokumentace

Připravená rozhraní pro přenos dokumentů a procesní řízení - ve vývoji

  • Připravená rozhraní pro přenos dokumentů z různých systémů jako jsou klientské zóny, firemní portál atd. a zároveň nad nimi zahájit procesy jako je připomínkování či schvalování dokumentů.

Mobilní přístup k dokumentům

  • Zpřístupňující obsah úložiště kdekoliv, kdykoliv a odkudkoliv.